Il collega virtuale che risponde alle email dei tuoi clienti 24 ore – 7 giorni su 7
Stanco di passare le giornate a rispondere sempre alle stesse email?
Richieste di informazioni, preventivi, disponibilità, domande ripetitive: ogni messaggio merita una risposta, ma il tempo non è infinito.
ReplyShield365, sviluppato da T.P.C. SYSTEM, è il software che trasforma la tua casella di posta in un sistema di risposta automatica intelligente: risponde in modo professionale ai tuoi clienti, mantiene lo storico dei contatti e ti fa risparmiare ore di lavoro ogni settimana.
Il problema: troppe email, troppo poco tempo
Se gestisci una struttura ricettiva, un ufficio o un’azienda che lavora molto via email, questa situazione ti sarà familiare:
- decine di richieste ogni giorno con le stesse domande,
- risposte date in momenti diversi da persone diverse,
- ritardi nelle risposte quando sei occupato o fuori sede,
- rischio di dimenticare qualche email importante.
Ogni minuto passato a copiare e incollare risposte è un minuto sottratto al tuo lavoro vero: gestire la struttura, seguire i clienti, far crescere il business.
La soluzione: ReplyShield365
ReplyShield365 è un sistema di automazione delle risposte email pensato per chi riceve molte richieste ripetitive e vuole garantire:
- risposte rapide e sempre coerenti,
- comunicazioni professionali, con logo, testi curati e allegati informativi,
- controllo totale su cosa viene inviato e a chi.
Il software lavora direttamente sulla tua casella di posta, seguendo regole precise che decidi tu, e opera in modo sicuro grazie a un sistema di licenza e crittografia avanzato.
Come funziona, in pratica
1. Dashboard: il tuo centro di controllo
La Dashboard è il pannello da cui controlli tutto:
- vedi lo stato della licenza e i giorni rimanenti,
- controlli se la configurazione email è corretta,
- monitori in tempo reale cosa sta facendo il sistema grazie alla console log.
Da qui puoi:
- avviare un controllo manuale delle email con un clic,
- attivare il timer automatico per far lavorare ReplyShield365 ogni N minuti,
- decidere quando e come far partire l’automazione.
2. Configurazione: connetti la tua casella email in sicurezza
Nel tab Configurazione imposti:
- il provider email (Gmail, Outlook, Yahoo, oppure configurazione manuale IMAP/SMTP),
- le credenziali dell’account (protette e crittografate),
- i dati della tua azienda (nome struttura, sito web, ecc.) che verranno inseriti automaticamente nelle risposte.
Puoi anche definire:
- parole chiave nell’oggetto per selezionare solo le email da gestire,
- l’opzione “solo messaggi non letti” per evitare riletture inutili,
- una blacklist di domini e indirizzi (es. @pec.it, @noreply, sistemi automatici) per non rispondere dove non serve.
Il risultato: ReplyShield365 elabora solo le email giuste, alle persone giuste.
3. Template email: risposte professionali, sempre uguali per tutti
Nel tab Template Email crei il modello di risposta che verrà inviato ai tuoi clienti.
Puoi:
- scrivere il testo del messaggio in HTML attraverso l’editor integrato,
- caricare fino a 5 immagini (il logo viene inserito automaticamente nell’header),
- allegare documenti come PDF, listini, condizioni, presentazioni (con controllo sui formati e dimensioni).
I template vengono salvati in modo strutturato, così puoi:
- creare diversi modelli per situazioni differenti,
- visualizzare l’anteprima HTML prima di attivare l’automazione,
- ripristinare un template di base mantenendo le tue personalizzazioni.
In pratica: una volta configurato il template, il sistema invia sempre la risposta giusta, con lo stesso stile, a tutti i clienti.
4. Automazione: ReplyShield365 lavora mentre tu fai altro
Una volta configurati server, filtri e template, puoi attivare l’automazione dalla Dashboard:
- il software controlla la casella ogni X minuti (intervallo configurabile),
- cerca solo le email che corrispondono ai criteri impostati,
- invia la risposta predefinita,
- registra tutto nei log interni per avere sempre traccia di ciò che è successo.
Il consiglio tipico: un intervallo tra i 15 e i 30 minuti offre un buon compromesso tra reattività e carico minimo sul sistema.
5. Export contatti: la tua rubrica si costruisce da sola
Ogni risposta inviata è anche un’opportunità per costruire il tuo database clienti.
Dal tab Export puoi:
- analizzare i log delle email inviate,
- estrarre automaticamente gli indirizzi validi,
- eliminare duplicati e indirizzi non validi,
- generare file CSV pronti per Google Contacts o Microsoft Outlook.
In questo modo, senza lavoro manuale, ti ritrovi con:
- una rubrica pulita,
- pronta per campagne marketing, newsletter o comunicazioni future.
6. Log e guida integrata: controllo e tranquillità
ReplyShield365 registra in modo ordinato ciò che fa, così puoi:
- vedere i log in tempo reale,
- cancellare log vecchi più di 30 giorni per mantenere il sistema leggero,
- accedere velocemente alla cartella dei log dal sistema operativo.
La sezione Guida integra:
- suggerimenti per risolvere problemi di connessione (IMAP/SMTP, password app, SSL),
- indicazioni in caso di errori di licenza,
- controlli da fare se mancano template, log o file di configurazione.
Risultato: non sei mai “al buio”, hai sempre strumenti per capire cosa sta succedendo.
Sicurezza e licensing: niente improvvisazioni
ReplyShield365 utilizza un sistema di licenza avanzato:
- la licenza è legata a un indirizzo email specifico,
- l’email della licenza deve corrispondere a quella usata nella configurazione SMTP (maggiore sicurezza),
- i dati di licenza sono salvati in forma crittografata e protetta,
- in caso di scadenza il sistema entra in modalità DEMO con funzioni limitate.
Questo approccio:
- protegge il tuo investimento,
- riduce i rischi di configurazioni errate o utilizzi non autorizzati,
- garantisce che il software funzioni esattamente dove e come è stato attivato.
A chi è destinato ReplyShield365
ReplyShield365 è pensato per:
- strutture ricettive (hotel, campeggi, villaggi turistici, residence),
- agenzie e uffici che ricevono molte richieste via email,
- studi professionali che devono dare risposte rapide e standardizzate,
- piccole e medie imprese che vogliono migliorare i tempi di risposta ai clienti.
In generale, è ideale per chi riceve tante email, richieste generiche dai portali o simili e vuole:
- rispondere sempre in modo professionale,
- evitare dimenticanze,
- risparmiare tempo prezioso.
Perché scegliere ReplyShield365 e T.P.C. SYSTEM
ReplyShield365 nasce dall’esperienza di T.P.C. SYSTEM nel supportare aziende e strutture che ogni giorno devono gestire decine di richieste via email.
Con questo software ottieni:
- risposte più rapide ai tuoi clienti,
- immagine più professionale nelle comunicazioni,
- meno lavoro ripetitivo per il tuo staff,
- più controllo sui contatti raccolti nel tempo.
Vuoi vedere ReplyShield365 in azione?
Se vuoi capire come ReplyShield365 può adattarsi alla tua realtà:
👉 Contatta T.P.C. SYSTEM allo 0565 930371 per una demo o una consulenza personalizzata.
Scoprirai quante ore al mese puoi recuperare automatizzando le risposte alle email, senza rinunciare alla qualità del rapporto con i tuoi clienti.
